在活動(dòng)實(shí)行方便有許多的活動(dòng)細(xì)節(jié)需要落地，比如邀請(qǐng)函、嘉賓邀請(qǐng)、禮儀接待服務(wù)等多方面的細(xì)節(jié)，以下簡(jiǎn)單介紹下關(guān)于邀請(qǐng)嘉賓及拜會(huì)的含義及相關(guān)細(xì)節(jié)。

　　(會(huì)展服務(wù)人員的溝通策劃)

　　(一)拜會(huì)

　　拜會(huì)是一種“走出去”的公關(guān)方式，主要形式是展覽企業(yè)方面的高級(jí)管理人員上門拜訪參展企業(yè)的有關(guān)人士。拜會(huì)是一種禮節(jié)，表示對(duì)被拜會(huì)人的尊重，同時(shí)也是公關(guān)工做,其目的是為了獲得被拜會(huì)人的收持。

　　拜會(huì)人可以是高級(jí)別的人士，比如展覽企業(yè)方面的高級(jí)官員拜會(huì)主要參展企業(yè)相關(guān)人上。級(jí)別高的拜會(huì)多出于宣傳和鞏固關(guān)系的考慮，感化是建立更進(jìn)一步的聯(lián)系,并通過被拜會(huì)人間接地?cái)U(kuò)大展覽會(huì)和展覽構(gòu)造的影響。

　　級(jí)別高的拜會(huì)要早安排,用書信、傳實(shí)等方式約會(huì)確定,用電話再次確認(rèn)。如果拜會(huì)級(jí)別高,具體安排人還需要事先為拜會(huì)人提供有關(guān)被拜會(huì)人的基本情況，以便拜會(huì)人有所預(yù)備，使會(huì)談氣氛融洽一些,內(nèi)容更有針對(duì)性。拜會(huì)時(shí)可攜帶一此材料和禮品。拜會(huì)人在拜會(huì)后的適當(dāng)時(shí)間可以致函被拜會(huì)人表示感謝，告之相應(yīng)的展出效果，并表示愿意長(zhǎng)時(shí)間保持彼此的合做關(guān)系。

　　(二) 邀請(qǐng)貴賓

　　邀請(qǐng)貴賓工做是一種“請(qǐng)進(jìn)來”的公關(guān)方式，主要是邀請(qǐng)相當(dāng)級(jí)別的人七參觀展覺。貴賓參觀展覽的主要感化是提高展覽著名度，擴(kuò)大展影響，以吸引參展企業(yè)的注重和參加興趣。但是那項(xiàng)工做的目的要通過新聞宣傳方能實(shí)現(xiàn)，因此要與新聞工做緊密結(jié)合。

　　貴賓可以是展覽會(huì)所在地的當(dāng)局高官、工商界名流，不論是哪方面的貴賓，也可以是參展企業(yè)方面的相應(yīng)人士。從那方面看，貴賓為主要人物，都有宣傳效應(yīng)。

　　如要邀請(qǐng)貴賓，安排工做要盡早做。其中的關(guān)鍵人物是貴賓的秘書或助理，應(yīng)向他們充分說明展覽的意義，使他們?yōu)榇嗽缱霭才?。另外，與展出地相關(guān)的部門也要協(xié)調(diào)好有關(guān)工做，包括機(jī)場(chǎng)接送、參觀、接待會(huì)、宴請(qǐng)、拜會(huì)等。

　　貴賓參觀應(yīng)當(dāng)認(rèn)實(shí)預(yù)備,時(shí)間、地點(diǎn)、接待人、材料、禮品等都要安排安當(dāng)。貴賓到達(dá)之前，預(yù)備迎接。參觀展覽時(shí)，展覽會(huì)方面主要人物要一路陪同參觀。預(yù)備要充分,要有詳有略地介紹展覽情況，并預(yù)備回答問題。但是一般的經(jīng)驗(yàn)是越高級(jí)別的貴賓“金口”越不開。因此，參觀以后，可以安排一個(gè)小型接待會(huì)。安排要正規(guī),習(xí)慣上，貴賓要做簡(jiǎn)短發(fā)言，發(fā)言須提及展覽單位。