??（一）擬定會議的基本要素，如名稱、議題、時間、地點、參與人員等。

（二）成立會務工作機構，如有必要可對工作人員進行分組。

會務組：負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調工作。

秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。
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接待組：負責生活服務、交通疏導、醫(yī)療服務等工作。

宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。

財務組：負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。

保衛(wèi)組：負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。

（三）制訂會議預算

1．會議經(jīng)費的的構成

（1）交通費用

（2）會議室費用

（3）住宿費用

（4）餐飲費用

（5）旅游費用

（6）設備視聽費用

（7）宴請及演出費用

（8）培訓費或講演費

（9）預計外支出

2．會議經(jīng)費預算的原則

（1）科學合理

（2）總量控制

（3）確保重點

（4）精打細算

（5）留有余地

3．會議經(jīng)費的籌措途徑

（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥

（2）主辦者分擔

（3）與會者分擔個人費用

（4）社會贊助

（5）轉讓無形資產(chǎn)使用權

第二節(jié) 擬定會議議程、日程與程序

一、會議議程

會議議程是會議主要活動的安排順序，它主要是對議題性活動的程序化，即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。
??會議議程起著維持會議秩序的作用。

二、會議日程

會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。

日程是表明會議發(fā)展的進程，同時也是對完成各項議程需要時間的預測和必要的限制，以提高會議的效率。
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