年會的組織凡客易達大致分為七個環(huán)節(jié)：
（1）確定活動立項
（2）制定預(yù)算
（3）選定會務(wù)代理
（4）確定方案
（5）確認(rèn)實施細(xì)節(jié)
（6）結(jié)算
（7）總結(jié)

年會的組織有五個要素：
（1）預(yù)算
（2）人數(shù)
（3）參會人員組成
（4）會議主要議題
（5）會議時間

這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。
在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。